Supertiendas Cañaveral S.A con NIT 805.028.041-4 y la Galería y Cía S.A., con NIT 805.013.653-6, tienen su sede principal en la ciudad de Cali, en la Calle 18A # 56-65 Local 10 y en la Carrera 56 # 18A-80 Local 10 respectivamente; barrio cañaverales, teléfono 485 0175.
a) Las finalidades de la recolección y Tratamiento de los datos personales de los accionistas de la Compañía, serán las siguientes:
1. Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionistas.
2. Efectuar el pago de dividendos.
3. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones de índole civil, disciplinario, laboral, administrativo o penal, en sede judicial o prejudicial, para resolver requerimientos de información de las autoridades administrativas, aseguradoras, o autoridades judiciales involucradas en el marco de una investigación por la presunta comisión de delitos o hechos generadores de responsabilidad civil, administrativa, disciplinaria o laboral.
4. Realizar trámites que permitan el ejercicio de sus derechos u obligaciones relacionadas con su participación accionaria.
5. Tomar capturas, fotografías y/o videos de su documento de identificación, así como de su imagen personal o los de los bienes de su propiedad, para efectos de iniciar procesos de investigación a nivel interno de la Compañía, directamente o a través de su proveedor de seguridad, cuando así la situación lo amerite.
b) Las finalidades de la recolección y Tratamiento de Datos Personales de Clientes, serán las siguientes:
1. Analizar el riesgo financiero mediante evaluaciones basadas en libros de comercio u otros documentos.
2. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
3. Consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar toda la información que se refiera al comportamiento crediticio, financiero y comercial ante los operadores de información.
4. Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación comercial, en su etapa precontractual y contractual u obligacional a que haya lugar.
5. Contactar al Titular Cliente por medios físicos o electrónicos, a través de correo electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS), llamadas telefónicas a través de los teléfonos de contacto móvil o fijo, con la finalidad de efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios que son ofrecidos por la Compañía.
6. Ejecutar auditorías especiales en las que se analicen aspectos cualitativos y cuantitativos de los contratos celebrados.
7. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los Titulares de los Datos Personales.
8. Enviar por cualquier medio físico o electrónico, conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los productos y/o servicios de la Compañía.
9. Gestión administrativa relacionada con la facturación, cobros y pagos.
10. Gestionar las consultas realizadas por los Titulares de la información.
11. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales.
12. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones de índole civil, disciplinario, administrativo o penal, en sede judicial o prejudicial, para resolver requerimientos de información de las autoridades administrativas, aseguradoras, o autoridades judiciales involucradas en el marco de una investigación por la presunta comisión de delitos o hechos generadores de responsabilidad civil, administrativa o disciplinaria.
13. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares.
14. Realizar la debida actualización de Datos Personales.
15. Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
16. Registrar a los Titulares como clientes o evaluarlos como clientes potenciales de la Compañía.
17. Reportar en los bancos de datos, directamente o por intermedio de las autoridades de vigilancia y control, datos tratados o sin tratar, referidos a cumplimiento o incumplimiento de obligaciones crediticias o deberes de contenido patrimonial, solicitudes de crédito, Datos Personales, así como información de relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que hayan entregado a las autoridades autorizadas o que consten en registros públicos, bases de datos públicas o documentos públicos.
18. Tomar capturas, fotografías y/o videos de su documento de identificación, así como de su imagen personal o de los bienes de su propiedad para efectos de iniciar procesos de investigación a nivel interno de la compañía, directamente o a través de su proveedor de seguridad, cuando así la situación lo amerite.
Respecto de las personas jurídicas se establecerá la respectiva autorización de tratamiento de datos de sus administradores y colaboradores, a través de cláusulas contractuales insertadas en los respectivos contratos.
c) Las finalidades de la recolección y Tratamiento de Datos Personales de proveedores, serán las siguientes:
1. Adelantar auditorías y administrar los sistemas y bases de datos de la Compañía.
2. Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los proveedores de la Compañía.
3. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se establezca para tal fin, incluyendo medios tecnológicos o software que permita el procesamiento de información del Titular por parte del Responsable del Tratamiento, sin que ello implique transferencia de datos.
4. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del Titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
5. Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional sostenida con la Compañía.
6. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en calidad de Responsable del Tratamiento respecto del Titular de la información, con relación al pago de las obligaciones aceptadas contractualmente.
7. Gestionar las consultas realizadas por los Titulares de la información o aquellas que provengan de una orden administrativa o judicial. Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas y legales pertinentes.
8. Gestiones relativas a la facturación, recaudo, obligaciones tributarias y demás operaciones encaminadas para su efectividad.
9. Grabar, almacenar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes para realizar investigaciones de índole civil, disciplinario o penal en sede judicial o prejudicial.
10. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre la Compañía y el proveedor y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones, sin perjuicio de que, conforme al marco legal de esta política de Tratamiento de Datos Personales, el Titular pueda solicitar modificar, eliminar y/o corregir la información reportada.
11. Procedimientos y gestiones administrativas afines a la ejecución del contrato u orden de compra o servicio.
12. Realizar campañas de actualización de Datos Personales e información objeto del Tratamiento de Datos Personales.
13. Realizar encuestas de opinión o de servicios.
14. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
15. Realizar y mantener un histórico de las relaciones comerciales.
16. Remisión de información a los Titulares relacionada con el objeto social de la Compañía.
17. Reportar en centrales de riesgo u otros operadores de datos el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del Titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del Titular de la información.
18. Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual sostenida con la Compañía.
19. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros para celebración de negocios jurídicos.
20. Verificar antecedentes comerciales y reputacionales, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al lavado de activos y financiación del terrorismo.
21. Satisfacer obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
22. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información que la Compañía disponga legítimamente respecto de estos.
23. Tomar capturas, fotografías y/o videos de su documento de identificación, así como de su imagen personal o los de los bienes de su propiedad para efectos de iniciar un proceso de investigación a nivel interno de la compañía, directamente o a través de su proveedor de seguridad, cuando así la situación lo amerite.
24. Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de la Compañía y el proveedor.
25. Suministro de bienes y la prestación de servicios acordados.
26. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre la Compañía y el Proveedor y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones, sin perjuicio de que, conforme al marco legal de esta política de tratamiento de datos personales, el titular pueda solicitar modificar, eliminar y/o corregir la información reportada.
d) Las finalidades de recolección y Tratamiento de Datos Personales de los visitantes a las instalaciones serán las siguientes:
1. Atender solicitudes presentadas por los visitantes de forma oportuna, pudiendo ser contactado para la atención integral de estos, de forma previa o posterior a la respuesta formal de la solicitud.
2. Atender requerimientos de información de los Titulares de información que se vean involucrados en el registro, entidades administrativas, autoridades judiciales o compañías aseguradoras involucradas en el marco de una investigación por la presunta comisión de delitos o hechos generadores de responsabilidad civil.
3. Contar con la información necesaria, en caso de que se presente una emergencia al interior de las instalaciones de la Compañía, así como darle el uso necesario para gestionar dicha emergencia, en relación con los Titulares de los Datos Personales objeto del Tratamiento.
4. Grabar, almacenar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes para realizar investigaciones de índole civil, disciplinario o penal en sede judicial o prejudicial.
5. Identificar y realizar control de registro de ingreso y salida de equipos, visitantes, personal autorizado, contratistas autorizados o personas naturales y demás actividades de seguridad física y electrónica.
6. Preservar la seguridad de los visitantes en las instalaciones de la Compañía.
7. Proteger la seguridad de las instalaciones de la Compañía y de los Titulares en el interior de estas.
8. Suministrar cualquier dato requerido por una autoridad administrativa o judicial competente que sea almacenado por la Compañía.
e) Las finalidades de la recolección y tratamiento de Datos Personales de los trabajadores, practicantes y/o candidatos a una vacante de la Compañía, serán las siguientes:
1. Adelantar auditorías y administrar los sistemas y bases de datos de la Compañía.
2. Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador de la Compañía.
3. Administrar los Datos Personales para que la Compañía, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones laborales.
4. Recolectar las huellas biométricas a través de dispositivos electrónicos para acceso y salida por puertas con control electrónico, y para registrar las horas de inicio y finalización de la jornada laboral.
5. Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de autoridades administrativas, seguridad social y judicial, que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de la Compañía, previo cumplimiento del debido proceso.
6. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares, en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
7. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del Titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
8. Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional sostenida con la Compañía.
9. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de Responsable del Tratamiento respecto del Titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley y el contrato.
10. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Trabajo, así como a las políticas internas de la Compañía.
11. Desarrollo de programas de formación, capacitación y entrenamiento según el cargo del trabajador.
12. Desarrollo de programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo con base en la información médica y de salud ocupacional obtenida desde el momento del ingreso del trabajador, así como durante la ejecución y culminación de las actividades asignadas al mismo.
13. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los Titulares de los Datos Personales.
14. Enviar comunicaciones al interior de la entidad relacionadas o no, con su vinculación laboral a la Compañía.
15. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante la Compañía.
16. Gestionar información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario, de conformidad con las disposiciones del reglamento interno aplicable y demás disposiciones normativas aplicables a la relación laboral sostenida con la Compañía.
17. Gestionar las consultas realizadas por los Titulares de la información.
18. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales.
19. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones de índole civil, disciplinario, laboral o penal, en sede judicial o prejudicial, para resolver requerimientos de información de los Titulares de información que se vean involucrados en el registro, autoridades administrativas o judiciales, o compañías aseguradoras involucradas en el marco de una investigación por la presunta comisión de delitos o hechos generadores de responsabilidad civil o laboral.
20. Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de la Compañía, en calidad de empleador.
21. La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por la Compañía.
22. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el Titular y sus beneficiarios.
23. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares.
24. Permitir la creación de casos o usuarios en los sistemas de información de la Compañía, asociados a la vinculación de trabajadores, así como para el desarrollo de la función estratégica, administrativa, comercial y contable de la Compañía.
25. Prevenir el fraude o el uso inadecuado de los servicios de la Compañía.
26. Promover la participación del Titular del Dato Personal en programas desarrollados por la Compañía que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
27. Realizar control de acceso y salida de las instalaciones de la Compañía.
28. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los Datos Personales, le corresponden a la Compañía.
29. Registrar la información del grupo familiar de los empleados de la Compañía para el cumplimiento de los deberes que la ley señala, así como para hacerlos participes de las actividades de bienestar o beneficios que provea la Compañía.
30. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del Titular de la información, de deberes legales de contenido patrimonial, de ubicación y contacto, de solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del Titular de la información.
31. Satisfacer obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
32. Verificar la información contenida en la hoja de vida suministrada a la Compañía.
33. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información que la Compañía disponga legítimamente respecto de estos.
34. En todo caso, los contratos laborales incluirán cláusulas con el fin de autorizar de forma previa el Tratamiento relacionado con la ejecución del contrato. Igualmente, en los casos requeridos, se incluirá la autorización de entrega o cesión de los Datos Personales a terceros con los cuales la Compañía suscriba contratos de prestación de servicios para la ejecución de servicios tercerizados en los que involucre a los trabajadores o practicantes.
35. Tomar capturas, fotografías y/o videos de su documento de identificación, así como de su imagen personal o los de los bienes de su propiedad para efectos de iniciar procesos de investigación a nivel interno de la compañía, directamente o a través de su proveedor de seguridad, cuando así la situación lo amerite.
36. Tratamiento de datos de extrabajadores: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, la Compañía procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos y generados con motivo de la relación laboral, en un archivo central, con adecuadas medidas de seguridad para la protección de la información. Los Datos Personales de exempleados y/o pensionados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió.
37. Procesos de selección de personal: La Compañía informará a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al Tratamiento de Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez terminado el proceso de selección, informará a las personas no seleccionadas el resultado y procederá a eliminará los Datos Personales suministrados por medio electrónico o procederá con su destrucción cuando los Titulares lo autorizaron por escrito. La información obtenida por la Compañía respecto de quienes no fueron seleccionados será eliminada de sus sistemas de información.
Tener en cuenta que, respecto de los trabajadores, de conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial del trabajador “observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes”).
De conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo se considerará como justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo, la violación grave o reiterada de esta Política. (Esto se deriva del numeral 6 de los artículos 62 y 6 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el Decreto 2351 de 1965, artículo 7 relativo a la terminación del contrato por justa causa).
f) Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los contratistas de la Compañía serán las siguientes:
1. Adelantar auditorías y administrar los sistemas y bases de datos de la Compañía.
2. Contactar a los titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional sostenida con la Compañía.
3. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de responsable del tratamiento respecto del titular de la información, con relación al pago de las obligaciones aceptadas contractualmente.
5. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los titulares de los datos personales.
6. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
7. Gestionar las consultas realizadas por los titulares de la información.
8. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
9. Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas y legales pertinentes.
10. Realizar un control de acceso a las instalaciones de la Compañía y a la salida de la misma.
11. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía.
12. Satisfacer obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo o SAGRILAFT.
13. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información que la Compañía disponga legítimamente respecto de los mismos.
14. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones o sanciones de índoles contractuales, civiles o penales según sea el caso.
15. Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual sostenida con la Compañía.
16. Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de la Compañía y el contratista.
17. Procedimientos y gestiones administrativas y fiscales.
18. Gestiones de facturación y las operaciones encaminadas para su efectividad.
19. Remisión de información a los titulares relacionada con el objeto social de la Compañía.
20. Salida y entrada de documentos.
21. Campañas de actualización de datos personales e información objeto del tratamiento de datos personales.
22. Gestión económica y contable de los datos del titular.
23. Histórico de relaciones comerciales.
24. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
25. Gestiones tributarias y de recaudo.
26. Encuestas de opinión.
27. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
28. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
29. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
30. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre la Compañía y el Contratista y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones, sin perjuicio de que, conforme al marco legal de esta política de tratamiento de datos personales, el titular pueda solicitar modificar, eliminar y/o corregir la información reportada.
31. Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los contratistas de la Compañía.
